報告、もっと考えてみよう!

どんな報告をしているでしょうか?

 

あなたは会社で、関わる人に対してどんな報告をしてますか。。。(笑)

 

仕事では、「ホウレンソウ」が大事だと言われています。

これはある意味基本中の基本ですね(笑)

 

時々、変わっている会社?なのでしょうか、うちは「ホウレンソウ」はないとか、

「ホウレンソウ」は必要ないと言う人がいます。

書籍やセミナーなどでも、同様の事を言っている人もいますね(笑)

しかし、それをそのまま受け取って、必要ないと思っていたら大間違いです。

あえて「ホウレンソウ」と言わなくてもよいくらいの仕組、状況が出来ているからこそ

そう言っているのです(笑)

 

個々の社員の意識が、すでに高く、それらのことを実践できているのであれば、

あえて声を高くして、それを言う必要もないのでしょう(笑)

 

しかし、多くの会社ではそうではないはずです。

基本である「ホウレンソウ」さえ出来ていない人が多くいることでしょう。

 

今日は、報告について書いてみますが、あなたはどのような報告をしてますか。

どんなレベルので報告をしているでしょうか。。。(笑)

 

決まったフォーマットが用意されていれば、それに従って書き込んでいるはずです。

その場合でも、書かれている内容でかなりの差が出ます。

特にフォーマットが決まっていないケースでは、書き手、報告する側の差が

もの凄くあらわれます。

 

会社での報告、仕事の報告の場合、何を意識して書いているでしょうか。

良く言われるのは、ダラダラと長く書くのではなく、

結果を簡潔に書けということです。

伝えるべきことを簡潔にというのは当然だと思います。

ただここで注意すべきは、簡潔に書きすぎて、大事なことが伝わっていないことも

あるということです(笑)

 

簡潔に書くことを意識しながらも、相手が何を知りたいのか、

相手が何に関心があるのかを、しっかりと意識し、理解して書かなければなりません。

 

何のための報告かということを、もっと意識するべきでしょう。

 

相手の知りたいことをきちんと報告する。

継続している作業などは、必ず途中経過を報告する。

何かのミスやクレームなど、悪い報告こそ、迅速にきちんと報告する。

 

相手にもよるしケースバイケースでしょうが、

ただの形式上の簡潔な報告、抽象的な表現による報告よりも、

より具体的に書かれていたり、丁寧に補足内容まで書かれているほうが、

受け取り側は理解しやすいのかなと思います。

 

これくらい書いておけばわかるだろうは、きっとわからないと思います(笑)

最初は、報告ひとつでも徹底的に書いてみるべきです。

伝え忘れていることがないと思えるほどに、具体的に書くべきでしょう。

それを繰り返すうちに、無駄な部分が削れていくと思いますし、

もしくは、受け手側から、この部分だけでよいとか指示が出ると思います。

 

あなたが日々、あるいは定期的に行っている報告、ぜひ見直してみましょう。

 

報告ひとつでも、無難な報告、あいまいな報告ではなく、

徹底的に報告するという意識を持って、取り組んでみましょう。

 

 

「相手に伝わらなければ、報告ではない」

 

「専門用語、業界用語などが並んでいるのが良い報告ではない。
  英語やカタカナを多用したり、難しい言葉を並べれば良いものでもない」

 

「何のための報告か、何を伝えたいのか、繰り返し自問自答し、
  それを簡潔に表現することだ」

 

ところで、、、

私も多くの報告を聞いたりするし、文章でも受け取り、それを読みますが、

かなり個人差がありますね(笑)

何が言いたいのかよくわからない人もいますし、読んでいても、

結局私に何が言いたいのだろう、伝えたいのだろうと思うことも多々あります。

たとえば当社であれば、社員から私への報告は、友達への報告でもないし、

同僚への報告でもありません(笑)

しかし、実際には微妙な報告内容の人が結構います(笑)

まあ個人的には、一生懸命書いてくれているのが伝われば、

そこはあまり気にしてませんが、、、(笑)

ただ外部の人(お客様など)や他の上司へも、同じようでは困るかなと思っています。

何のための報告か、何を伝えたいのか、誰に報告しているのかということを、

もう少し意識しないとダメでしょうね。

過去様々な人を見てきて感じますが、口頭であれ、文章であれ、

報告の内容、またその報告レベルは、仕事が出来る出来ないのレベルと

結構比例していたりするものです(笑)

誰もが自分は出来ていると思っているであろう、簡単に捉えている報告というもの、

あらためて考えて取り組んでほしいと思います。

 

まあ、報告に限りませんが、

様々な仕事に関して、これくらいでいいだろうが多すぎると感じます。

もっとひとつひとつのことを徹底的に、そして具体的にやり抜く習慣を

身につけてほしいですね(笑)

 

ここまで読んで頂きありがとうございます!
良ければ過去の記事もご覧ください。
誤字、脱字などあると思いますが、気にせず想像して読んで下さい(笑)
思いつくまま、自由に書いてます。
もし少しでも感じるところがありましたら、
身の周りの人に紹介して頂けるとさらに嬉しいです(笑)

今日も読んでくれたあなたに、、、幸せが訪れますように!
「ありがとう」・・・感謝です。

当社の社員やパート、スタッフは、関わる人を笑顔にするために
日々一生懸命取り組んでいます!

それぞれコツコツと取り組んでいます。各サイトも覗いてみて下さい。
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宜しくお願い致します!

 

 

 

 

 

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